Lewati ke isi

Panduan Fitur Agihan

Agihan adalah layanan Cloud Storage Proxsis yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan Proxsis untuk mendukung dan memudahkan menyimpan data juga dapat dengan mudah berbagi sharing file untuk mempercepat kinerja, Agihan ini dikelola oleh SBU BizTech dengan melakukan maintenance dan pembaharuan berkala guna memperbaiki kualitas Agihan juga mengupdate fitur fitur agihan yang memudahkan penggunanya.

Berkas

Menambahkan

Pada saat kita ingin membuat file baru agihan memiliki beberapa fitur seperti dibawah untuk melakukan ungah file, membuat folder, pembuatan dokumen atau lainnya

image-20200430231721406

Melihat

Pada menu ini kita dapat melihat folder / file yang kita buat atau dibagikan, perbedaannya pada saat kita membuat file pribadi akan masuk pada penyimpanan pribadi sementara penyimpanan pribadi hanya diberikan sebesar 10 Mb, file / folder berbagi yang kita terima dapat kita gunakan untuk menyimpan data dengan ukuran penyimpanan yang lebih besar yang sudah dikelola dan dibagikan setiap SBU, perbedaan file / folder berbagi dengan pribadi pada icon folder, file berbagi memiliki icon Sharing sedangkan folder pribadi tidak

image-20200430231857536

Foto

Fitur ini dapat menampilkan foto yang terdapat pada penyimapanan Agihan kita dan kita dapat melakukan pemilihan foto yang kita punya pada folder pribadi atau berbagi

image-20200430232026752

Aktivitas

Aktivitas ini memperlihatkan aktivitas penambahan atau perubahan pada agihan pada file penyimpanan kita dan memperlihatkan user yang menambahkan atau merubahnya, juga terdapat beberapa fitur pada sisi kiri untuk pengaturan lebih lanjut

image-20200430232056106

Talk

Talk ini fitur yang berfungsi untuk melakukan chat dengan user internal maupun eksternal juga dalam fitur ini kita dapat melakukan Video Conference dengan maksimal user 5 agar tetap stabil

  • Icon + untuk melakukan pembuatan nama ruangan dan mengtur agar tamu dapat bergabung dengan link

  • Kolom chat yang telah tersedia akan ditampilkan dibawahnya

    image-20200430232126265

  • Saat kita menambahkan ruangan untuk memulai chat dan bisa melakukan opsi Allow guests to join via link untuk user eksternal dapat bergabung kedalam chat, dan Proteksi dengan kata sandi, setelah selesai bisa dengan menambahkan user di Add participans

    image-20200430232236706

  • Lalu tambahkan usernya

    image-20200430232732169

  • Salin tautannya agar link dapat diberikan kepada user yang akan menu Chat

    image-20200430231635010

  • Ketika ruangan sudah selesai dibuat, kita dapat melakukan fitur chat dengan menambahkan attachment atau mention user didalam ruangan dan Start call untuk memulai video call

    image-20200430233009142

  • Pada sisi kiri ruangan chat, klik glif untuk melakukan perubahan nama ruang chat, membagikan tautan, memberikan proteksi password juga menonaktifkan ruangan

    image-20200430233111753

Video Call

Pada menu Video Call disarankan hanya tidak lebih dari 5 user, kita juga dapat melakukan full screen video di sisi kanan atas, untuk mengundang user lain kita bisa menyalin tautan dan diberikan pada user yang akan bergabung, di sisi kanan bawah kita juga dapat mengaktifkan Mic, Video, serta Share Screen

image-20200430233445264

Email

  • Berikut konfigurasi untuk singkronisasi dengan surel, setelah konfigurasi selesai Sambungkan

    image-20200430233703825

  • Setelah surel berhasil dikonfigurasi tampilan email yang muncul seperti berikut

    image-20200430233935907

ONLYOFFICE (Dokumen, Spreadsheet, & Presentation)

Fitur ini bisa digunakan untuk kita melakukan edit dokumen (Word, Excel, PowerPoint) secara langsung pada agihan tanpa harus unduh dokumen atau buka aplikasi Microsoft office

Berikut cara penggunaaannya:

  • Pilih dan klik dokumen yang akan diubah, lalu akan muncul seperti gambar dibawah ini dan kita bisa ubah dokumen secara langsung di agihan

    image-20200430234337831

Fitur - tipe dokumen

Document

image-20200430234614938

Speadsheet

image-20200430234700898

Presentation

image-20200430234727532

Apabila sudah selesai melakukan edit dokumen dan ingin keluar, pilih simbol tanda X seperti gambar dibawah ini

image-20200430234816811

Fitur - lainnya

Melihat kolaborator

Bisa melihat siapa saja yang sedang bergabung dalam edit dokumen

image-20200430235115897

image-20200430235127453

Comment

Menu comment seperti gambar dibawah ini :

image-20200430235839379

  • Atau bisa juga dengan pilih menu yang ada bar sebelah kiri layar, seperti gambar ini:

image-20200501000033705

Co-Editing Mode

Fitur yang berfungsi untuk pengguna melakukan edit secara bersamaan dan bisa memilih secara otomatis sikronisasi yaitu pilih Fast atau melalui simpan dokumen save terlebih dahulu dengan pilih Strict

image-20200501000158739

Berbagi

Dengan fitur berbagi dokumen ini memudahkan pengguna apabila ingin membagikan dokumen yang ada pada agihan dengan pihak internal dan eksternal. Ada perbedaan cara dalam berbagi dokumen dengan pihak internal dan eksternal, berikut penjelasannya:

  • Pilih simbol glif ... seperti gambar dibawah

    image-20200501000741554

  • Setelah itu pilih menu Details

    image-20200501000837247

  • Lalu pilih menu Sharing, pada menu ini akan muncul pilihan Share link dan Internal link

    image-20200501001106061

  • Untuk berbagi dengan pihak atau pengguna internal, kita pilih internal link, secara otomatis link sudah tersalin dan bisa langsung dibagikan dengan pengguna internal

    image-20200501001453396

  • Dan untuk berbagi dengan pihak eksternal, kita pilih Share link, lalu klik simbol +

    image-20200501001544347

  • Setelah itu kita diminta untuk atur Password protection (enforced) dan Expiration date (jika diperlukan) setelah memasukkan kata sandi jangan lupa tekan tombol enter atau klik tanda panah ->

    image-20200501001713494

  • Jika file tersalin akan muncul tanda centang hijau

    image-20200501002051851

Forms

Forms ini alat yang membantu kita membuat rencana acara, survei, kuis dsb.

image-20200501003031777

Make a Form

Membuat pertanyaan atau kuis

image-20200501003338583

Answer Type

ini memiliki beberapa bentuk untuk disesuaikan kebutuhan

image-20200501003812468

Di tab kanan jika pertanyaan atau kuis telah dibuat bisa di konfigurasi seperti yang terlihat dibawah Anonymous form, Only allow, Expire dan Akses nya juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan, Ketika sudah selesai dikonfigurasi Selesai

image-20200501003855998

Calendar

Ketika memasuki menu kalender tampilannya awal akan seperti ini

image-20200506000043162

Mengatur Kalender

Import Kalender

Jika ingin mengimport kalender yang sudah ada, bisa masuk ke dalam menu Setting & Import - Import Calendar lalu pilih file yang akan di import

Note : Untuk mengimport kalender berformat .ics

image-20200505171717756

Membuat Kalender Baru

Pada panel bawah kiri terdapat New Calendar lalu klik

image-20200505172149717

Setelah itu akan muncul 3 pilihan

  1. Kalender Baru

  2. New Calendar with task list

  3. New subscription from link (read only)

    image-20200505172524280

Edit, Download or Delete Calendar

untuk melakukan perubahan, mendownload kalender yang telah dibuat atau mendeletenya dengan Klik icon ‘... pada kalender

image-20200505172850344

Edit Color

image-20200505173016325

Sharing Calendar

Untuk melakukan berbagi kalender klik ikon Share - Masukan nama yang akan dibagikan

Disini juga kita dapat mengatur Akses yang akan kita bagikan

image-20200505173202893

Publishing Calendar

Kalender yang akan disebarkan ke pada orang lain dengan link dan dapat kita atur hak aksesnya

Disini terdapat 4 pilihan:

  1. Send link to calendar via email

  2. Copy subcription link

  3. Copy embedding code

  4. Delete share link

    Pilih Copy subcription link

    image-20200505173647115

Managing Event

Create a new event

Event dapat dibuat dengan mengklik di daerah area yang akan dibuat dengan mengisi Event title, Tanggal, Waktu, Kalender yang akan digunakan, lalu Simpan

image-20200505174225857

Klik lainnya jika ingin menambahkan Deskripsi dan Alamat

image-20200505174631119

Edit or Delete an Event

Jika ingin mengedit atau menghapus event klik Event yang akan dipilih - Lainnya - Klik icon ...

image-20200505202619823

Invite attendees to an event

Jika ingin peserta hadir kedalam sebuah event yang dibuat, tambahan peserta lalu mereka akan menerima email konfirmasi untuk mengahadiri event tersebut atau tidak

image-20200505203124332

Opsi yang tersedia pada peserta yang ditambahkan

image-20200505203309283

Tips: Saat Menambahkan pengguna agihan sebagai peserta ke suatu acara, anda dapat mengakses informasi FreeBusy mereka jika tersedia, ini membantu anda menentukan waktu yang tepat

Note: Hanya pemilik kalender yang dapat mengirim undangan, pada peserta yang diundang tidak dapat melakukannya meskipun mereka dapat akses menulis pada kalender acara atau tidak

Setup Reminder

Anda dapat mengatur pengingat sebelum acara berlangsung, Metode yang tersedia:

  1. Email Notifications

  2. Nextcloud Notifications

image-20200505204137239

Add recurring options

Acara dapat ditetapkan Berulang, sehingga dapat terjadi setiap hari, minggu, bulan atau tahun. Aturan khusus ditambahkan untuk menetapkan hari apa dalam seminggu acara tersebut berlangsung atau aturan yang lebih kompleks seperti setiap hari Rabu minggu ke empat setiap bulan

image-20200505204642378

Contact

Anda dapat menambahkan, mengedit, menghapus kontak, mengelola alamat aplikasi kontak anda.

Kontak baru

Untuk menambahkan kontak bisa dengan 2 metode:

  1. Import kontak

  2. Menambahkan manual kontak

Import kontak

  1. Setting *- *Import contacts

Note: import kontak hanya support vCards 3.0 dan 4.0

image-20200505205350394

Menambahkan manual kontak

  1. Kontak baru - “isi kolom yang kosong sesuai infromasi kontak”

image-20200505205729008

Edit atau Menghapus Informasi Kontak

  1. Pilih kontak yang akan diedit

  2. Pilih informasi yang akan diedit atau ingin dihapus

  3. Buat perubahan atau klik Hapus

image-20200505210706091

Contact Picture

Klik kontak dan klik gambar untuk menambahkan foto

image-20200505210833881

Menambahkan dan Mengelola Buku Alamat

Klik Setting - Masukan Nama buku alamat

Buku kontak dapat dibagikan, export dan hapus pada address book. dan anda akan menemukan CardDAV URLs

image-20200505211119886

Singkronisasi dengan kalender

Singkronisasi pada Android

Kontak dan Kalender

  1. Install DAVx⁵ pada android anda. Playstore DAVx⁵

  2. Create a new account (‘’+” Button)

  3. Pilih Connection with URL and username : https://agihan.proxsis.co.id/remote.php/dav (Login dengan user Agihan)

  4. Pilih opsi Group are per-contact categories

  5. Klik Connect

  6. Pilih data yang akan disingkronisasi

  7. Install aCalendar - Open - Manage Calendars - Pilih Singkronisasi Kalender

image-20200505225119526

Singkronisasi pada iOS

Calendar

  1. Buka Setting application

  2. Pilih Password and Account

  3. Pilih Add account

  4. Pilih Other as account type

  5. Pilih Add CardDAV account

  6. Pilih server https://agihan.proxsis.co.id/remote.php/dav/principals/users/(username)/

  7. Masukan username dan password

  8. Pilih Next

Note: Pada versi iOS 12, enkripsi SSL dibutuhkan. Karena itu jangan menonaktifkan SSL

Singkronisasi pada Windows 10

Calendar

  1. Buka browser dan masuk ke tautan: https://agihan.proxsis.co.id/apps/calendar/

  2. Klik Setting & Import salin “iOS/macOS CalDAV Address

image-20200505215534880

  1. Buka aplikasi Calendar pada Windows 10, klik icon Setting - Manage Account

image-20200505220721906

  1. Add Account - iCloud - Sign In

image-20200505220851910

  1. Manage Account - Klik Email - Change Setting

image-20200505221036115

  1. Change mailbox sync setting - Advanced mailbox settings - Done

Masukan Contact server (CardDAV) yang telah di salin saat nomer 2

image-20200505221457567

  1. Saat muncul kembali pop-up login masukan username dan password Agihan

image-20200505221749182

  1. Selesai