Panduan Fitur Agihan¶
Agihan adalah layanan Cloud Storage Proxsis yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan Proxsis untuk mendukung dan memudahkan menyimpan data juga dapat dengan mudah berbagi sharing file untuk mempercepat kinerja, Agihan ini dikelola oleh SBU BizTech dengan melakukan maintenance dan pembaharuan berkala guna memperbaiki kualitas Agihan juga mengupdate fitur fitur agihan yang memudahkan penggunanya.
Berkas¶
Menambahkan¶
Pada saat kita ingin membuat file baru agihan memiliki beberapa fitur seperti dibawah untuk melakukan ungah file, membuat folder, pembuatan dokumen atau lainnya
Melihat¶
Pada menu ini kita dapat melihat folder / file yang kita buat atau dibagikan, perbedaannya pada saat kita membuat file pribadi akan masuk pada penyimpanan pribadi sementara penyimpanan pribadi hanya diberikan sebesar 10 Mb, file / folder berbagi yang kita terima dapat kita gunakan untuk menyimpan data dengan ukuran penyimpanan yang lebih besar yang sudah dikelola dan dibagikan setiap SBU, perbedaan file / folder berbagi dengan pribadi pada icon folder, file berbagi memiliki icon Sharing sedangkan folder pribadi tidak
Foto¶
Fitur ini dapat menampilkan foto yang terdapat pada penyimapanan Agihan kita dan kita dapat melakukan pemilihan foto yang kita punya pada folder pribadi atau berbagi
Aktivitas¶
Aktivitas ini memperlihatkan aktivitas penambahan atau perubahan pada agihan pada file penyimpanan kita dan memperlihatkan user yang menambahkan atau merubahnya, juga terdapat beberapa fitur pada sisi kiri untuk pengaturan lebih lanjut
Talk¶
Talk ini fitur yang berfungsi untuk melakukan chat dengan user internal maupun eksternal juga dalam fitur ini kita dapat melakukan Video Conference dengan maksimal user 5 agar tetap stabil
-
Icon + untuk melakukan pembuatan nama ruangan dan mengtur agar tamu dapat bergabung dengan link
-
Kolom chat yang telah tersedia akan ditampilkan dibawahnya
-
Saat kita menambahkan ruangan untuk memulai chat dan bisa melakukan opsi Allow guests to join via link untuk user eksternal dapat bergabung kedalam chat, dan Proteksi dengan kata sandi, setelah selesai bisa dengan menambahkan user di Add participans
-
Lalu tambahkan usernya
-
Salin tautannya agar link dapat diberikan kepada user yang akan menu Chat
-
Ketika ruangan sudah selesai dibuat, kita dapat melakukan fitur chat dengan menambahkan attachment atau mention user didalam ruangan dan Start call untuk memulai video call
-
Pada sisi kiri ruangan chat, klik glif untuk melakukan perubahan nama ruang chat, membagikan tautan, memberikan proteksi password juga menonaktifkan ruangan
Video Call¶
Pada menu Video Call disarankan hanya tidak lebih dari 5 user, kita juga dapat melakukan full screen video di sisi kanan atas, untuk mengundang user lain kita bisa menyalin tautan dan diberikan pada user yang akan bergabung, di sisi kanan bawah kita juga dapat mengaktifkan Mic, Video, serta Share Screen
Email¶
-
Berikut konfigurasi untuk singkronisasi dengan surel, setelah konfigurasi selesai Sambungkan
-
Setelah surel berhasil dikonfigurasi tampilan email yang muncul seperti berikut
ONLYOFFICE (Dokumen, Spreadsheet, & Presentation)¶
Fitur ini bisa digunakan untuk kita melakukan edit dokumen (Word, Excel, PowerPoint) secara langsung pada agihan tanpa harus unduh dokumen atau buka aplikasi Microsoft office
Berikut cara penggunaaannya:
-
Pilih dan klik dokumen yang akan diubah, lalu akan muncul seperti gambar dibawah ini dan kita bisa ubah dokumen secara langsung di agihan
Fitur - tipe dokumen¶
Document¶
Speadsheet¶
Presentation¶
Apabila sudah selesai melakukan edit dokumen dan ingin keluar, pilih simbol tanda X seperti gambar dibawah ini
Fitur - lainnya¶
Melihat kolaborator¶
Bisa melihat siapa saja yang sedang bergabung dalam edit dokumen
Comment¶
Menu comment seperti gambar dibawah ini :
- Atau bisa juga dengan pilih menu yang ada bar sebelah kiri layar, seperti gambar ini:
Co-Editing Mode¶
Fitur yang berfungsi untuk pengguna melakukan edit secara bersamaan dan bisa memilih secara otomatis sikronisasi yaitu pilih Fast atau melalui simpan dokumen save terlebih dahulu dengan pilih Strict
Berbagi¶
Dengan fitur berbagi dokumen ini memudahkan pengguna apabila ingin membagikan dokumen yang ada pada agihan dengan pihak internal dan eksternal. Ada perbedaan cara dalam berbagi dokumen dengan pihak internal dan eksternal, berikut penjelasannya:
-
Pilih simbol glif
...
seperti gambar dibawah -
Setelah itu pilih menu Details
-
Lalu pilih menu Sharing, pada menu ini akan muncul pilihan Share link dan Internal link
-
Untuk berbagi dengan pihak atau pengguna internal, kita pilih internal link, secara otomatis link sudah tersalin dan bisa langsung dibagikan dengan pengguna internal
-
Dan untuk berbagi dengan pihak eksternal, kita pilih Share link, lalu klik simbol +
-
Setelah itu kita diminta untuk atur Password protection (enforced) dan Expiration date (jika diperlukan) setelah memasukkan kata sandi jangan lupa tekan tombol enter atau klik tanda panah
->
-
Jika file tersalin akan muncul tanda centang hijau
Forms¶
Forms ini alat yang membantu kita membuat rencana acara, survei, kuis dsb.
Make a Form¶
Membuat pertanyaan atau kuis
Answer Type¶
ini memiliki beberapa bentuk untuk disesuaikan kebutuhan
Di tab kanan jika pertanyaan atau kuis telah dibuat bisa di konfigurasi seperti yang terlihat dibawah Anonymous form, Only allow, Expire dan Akses nya juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan, Ketika sudah selesai dikonfigurasi Selesai
Calendar¶
Ketika memasuki menu kalender tampilannya awal akan seperti ini
Mengatur Kalender¶
Import Kalender¶
Jika ingin mengimport kalender yang sudah ada, bisa masuk ke dalam menu Setting & Import - Import Calendar lalu pilih file yang akan di import
Note : Untuk mengimport kalender berformat .ics
Membuat Kalender Baru¶
Pada panel bawah kiri terdapat New Calendar lalu klik
Setelah itu akan muncul 3 pilihan
-
Kalender Baru
-
New Calendar with task list
-
New subscription from link (read only)
Edit, Download or Delete Calendar¶
untuk melakukan perubahan, mendownload kalender yang telah dibuat atau mendeletenya dengan Klik icon ‘...
‘ pada kalender
Edit Color¶
Sharing Calendar¶
Untuk melakukan berbagi kalender klik ikon Share - Masukan nama yang akan dibagikan
Disini juga kita dapat mengatur Akses yang akan kita bagikan
Publishing Calendar¶
Kalender yang akan disebarkan ke pada orang lain dengan link dan dapat kita atur hak aksesnya
Disini terdapat 4 pilihan:
-
Send link to calendar via email
-
Copy subcription link
-
Copy embedding code
-
Delete share link
Pilih Copy subcription link
Managing Event¶
Create a new event¶
Event dapat dibuat dengan mengklik di daerah area yang akan dibuat dengan mengisi Event title, Tanggal, Waktu, Kalender yang akan digunakan, lalu Simpan
Klik lainnya jika ingin menambahkan Deskripsi dan Alamat
Edit or Delete an Event¶
Jika ingin mengedit atau menghapus event klik Event yang akan dipilih - Lainnya - Klik icon ...
Invite attendees to an event¶
Jika ingin peserta hadir kedalam sebuah event yang dibuat, tambahan peserta lalu mereka akan menerima email konfirmasi untuk mengahadiri event tersebut atau tidak
Opsi yang tersedia pada peserta yang ditambahkan
Tips: Saat Menambahkan pengguna agihan sebagai peserta ke suatu acara, anda dapat mengakses informasi FreeBusy mereka jika tersedia, ini membantu anda menentukan waktu yang tepat
Note: Hanya pemilik kalender yang dapat mengirim undangan, pada peserta yang diundang tidak dapat melakukannya meskipun mereka dapat akses menulis pada kalender acara atau tidak
Setup Reminder¶
Anda dapat mengatur pengingat sebelum acara berlangsung, Metode yang tersedia:
-
Email Notifications
-
Nextcloud Notifications
Add recurring options¶
Acara dapat ditetapkan Berulang, sehingga dapat terjadi setiap hari, minggu, bulan atau tahun. Aturan khusus ditambahkan untuk menetapkan hari apa dalam seminggu acara tersebut berlangsung atau aturan yang lebih kompleks seperti setiap hari Rabu minggu ke empat setiap bulan
Contact¶
Anda dapat menambahkan, mengedit, menghapus kontak, mengelola alamat aplikasi kontak anda.
Kontak baru¶
Untuk menambahkan kontak bisa dengan 2 metode:
-
Import kontak
-
Menambahkan manual kontak
Import kontak¶
- Setting *- *Import contacts
Note: import kontak hanya support vCards 3.0 dan 4.0
Menambahkan manual kontak¶
- Kontak baru - “isi kolom yang kosong sesuai infromasi kontak”
Edit atau Menghapus Informasi Kontak¶
-
Pilih kontak yang akan diedit
-
Pilih informasi yang akan diedit atau ingin dihapus
-
Buat perubahan atau klik Hapus
Contact Picture¶
Klik kontak dan klik gambar untuk menambahkan foto
Menambahkan dan Mengelola Buku Alamat¶
Klik Setting - Masukan Nama buku alamat
Buku kontak dapat dibagikan, export dan hapus pada address book. dan anda akan menemukan CardDAV URLs
Singkronisasi dengan kalender¶
Singkronisasi pada Android¶
Kontak dan Kalender¶
-
Create a new account (‘’+” Button)
-
Pilih Connection with URL and username : https://agihan.proxsis.co.id/remote.php/dav (Login dengan user Agihan)
-
Pilih opsi Group are per-contact categories
-
Klik Connect
-
Pilih data yang akan disingkronisasi
-
Install aCalendar - Open - Manage Calendars - Pilih Singkronisasi Kalender
Singkronisasi pada iOS¶
Calendar¶
-
Buka Setting application
-
Pilih Password and Account
-
Pilih Add account
-
Pilih Other as account type
-
Pilih Add CardDAV account
-
Pilih server https://agihan.proxsis.co.id/remote.php/dav/principals/users/(username)/
-
Masukan username dan password
-
Pilih Next
Note: Pada versi iOS 12, enkripsi SSL dibutuhkan. Karena itu jangan menonaktifkan SSL
Singkronisasi pada Windows 10¶
Calendar¶
-
Buka browser dan masuk ke tautan: https://agihan.proxsis.co.id/apps/calendar/
-
Klik Setting & Import salin “iOS/macOS CalDAV Address”
- Buka aplikasi Calendar pada Windows 10, klik icon Setting - Manage Account
- Add Account - iCloud - Sign In
- Manage Account - Klik Email - Change Setting
- Change mailbox sync setting - Advanced mailbox settings - Done
Masukan Contact server (CardDAV) yang telah di salin saat nomer 2
- Saat muncul kembali pop-up login masukan username dan password Agihan
- Selesai