FAQ Microsoft Outlook¶

Berikut adalah pengaturan pertama kali atau manambahkan akun baru pada Microsoft Outlook. Pada kesempatan kali ini yang digunakan adalah versi 2016, namun tidak akan jauh berbeda jika menggunakan versi 2010 atau 2013.

Buka Microsoft Outlook Anda
Maka akan tampil gambar berikut:

Klik Next
Kemudian ada dua pilihan pada pengaturan tersebut, pilih Yes kemudian klik Next
Maka tampil gambar berikut, Klik/pilih Manual setup or addtional server types, klik Next.
Pengaturan berikutnya adalah Chose Service, pilih pengaturan POP or IMAP kemudian klik Next.
Anda akan masuk ke halaman POP and IMAP Account Settings.
Lengkapi informasi sebagai berikut
- User Information, ini adalah informasi umum yang akan tampil oleh penerima surel dari Anda
  - Your Name: isikan nama lengkap, dan
  - Email Address: alamat surel korporasi Anda
- Server Information, ini adalah informasi terkait jenis dan nama peladen surel yang akan digunakan.
  - Account Type, pilih IMAP
  - Incoming mail server
  - Outgoing mail server, isikan: mail.proxsis.com
- Login Information,
  - User name, masukan alamat surel korporasi Anda (sama seperti di atas)
  - Password, masukan kata sandi akun surel Anda
- Setelah pengisian telah anda isi, kemudian klik More Settings
Maka akan tampil gambar berikut:

Perhatikan pada tab Outgoing Server, centang (beri tanda v pada My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Pada tab berikutnya adalah pengaturan tab Advanced
- Pada isian Incoming server (IMAP) berikan nilai 993
- Lalu pada Use the following type of encryted connection pilih SSL. Pastikan nilai tidak berubah, jika berubah sesuaikan menjadi 993
- Pada isian Outgoing server (SMTP) berikan nilai 587.
- Lalu pada Use the following type of encryted connection pilih TSL. Pastikan nilai tidak berubah, jika berubah sesuaikan menjadi 587
- Server Timeouts, atur menjadi Long 2 minutes.
- Setelah selesai tekan tombol OK untuk konfirmasi perubahan dan kembali ke tampilan sebelumnya.
Maka akan muncul gambar berikut, Klik Next maka akan muncul tanda peringatan, klik Yes.
Kemudian Outlook akan melakukan pengujian, tunggulah beberapa saatt sampai tanda ceklis hijau pada kedua Task. Setelah selesai klik Close.
Pengaturan Akun anda telah berhasil, tekan tombol Finish dan perhatikan surat elektronik Anda akan mulai mengisi kotak surat.

Pengarsipan Inbox & Sent¶

Berikut adalah metode pengarsipan data pada Inbox dan Sent secara lokal pada Microsoft Outlook. Metode pengarsipan ini tidak memerlukan koneksi internet, dengan proses adalah sebagai berikut:

Menyiapkan Data Files untuk tujuan pengarsipan
Mengarsipkan isi dari Inbox
Mengarsipkan isi dari Sent, Draft, dan lainnya

Berikut langkah-langkah lebih lengkapnya:

Buka Aplikasi Microsoft Outlook
Klik menu File
Kemudian pilih Account Settings
Setelah itu maka akan muncul gambar sebagai berikut:
Kemudian pilih tab kedua, yaitu Data Files

Maka akan muncul tempat penyimpanan data-data outlook tersebut, untuk melakukan metode pengarsipan maka kita perlu menambahkan baru atau menggunakan Data Files selain yang digunakan oleh akun yang sedang aktif.
Pilih Add. Pada tampilan jendela baru, pilih Outlook data file (.pst) kemudian tekan tombol OK.
Kemudian buat penamaan Data Files yang akan digunakan. Sebagai contoh kali ini penulis membuat dengan nama Arsip 2017, lalu tekan OK.
Setelah terbuat, maka akan tampil Data Files dengan nama Arsip 2017
Perhatikan disebelah kiri pada Outlook, terdapat Data Files yang akan telah dibuat, dan dianggap sebagai data arsip lokal.
Klik kanan pada direktori Arsip 2017 pilih New Folder buat nama folder baru dengan nama sesuai keinginan, kali ini sebagai contoh penulis membuat folder dengan nama Backup Inbox.
Untuk mulai mengarsipkan, Buka Inbox pada email yang akan di arsipkan, kemudian Klik tekan kombinasi keyboard Ctrl+A
Setelah di Ctrl+A > klik kanan > Move > Backup Inbox - Arsip 2017
Atau bisa juga dengan cara metode drag and drop, yaitu dengan sebelumnya menekan Ctrl+A untuk memilih semua data pada Inbox yang akan di arsipkan. Klik tahan tombol kiri tetikus, lalu arahkan kursor tetikus sampai atas folder Backup Inbox, lalu lepas.

Perhatikan gambar! terdapat bayangan folder tujuan dengan menggunakan mouse
Setelah proses pemindahan selesai, maka perhatikan folder Backup Inbox terdapat beberapa surel masuk yang sudah berhasil pindahkan.
Proses pengarsipan secara lokal telah selesai kita lakukan, untuk mengarsipkan surel pada folder Sent atau lainnya seperti: Draft dan Outbox, proses dan langkah-langkah sama persis dengan melakukan metode pengarsipan Inbox.